Gdy myślimy o ubezpieczeniu samochodu, najczęściej myślimy o polisie, którą zakład ubezpieczeń kieruje dla konsumentów ubezpieczających auto prywatnie. Należy jednak pamiętać, że ubezpieczanie samochodu „służbowo”, a więc w związku z prowadzeniem określonej działalności gospodarczej lub zawodowej, jest w Polsce równie popularne. Jakie są więc koszty ubezpieczenia samochodu osobowego w firmie? Czy ubezpieczenie auta zależy od uzyskania przychodu? Jak wygląda ubezpieczenie pojazdu, gdy prowadzimy jednoosobową działalność gospodarczą? Odpowiedzi na wszelkie pytania dotyczące kwestii „ubezpieczenie samochodu działalność gospodarcza” znajdziesz w poniższym artykule!
Spis treści
1. Formy własności pojazdu
2. Koszty ubezpieczenia samochodu osobowego w firmie
3. Ubezpieczenie samochodu a koszty uzyskania przychodu
4. Słowo o eksploatacji, czyli jakie opłaty ustawodawca uznaje za koszty eksploatacyjne pojazdu
5. Ubezpieczenie OC samochodu w jednoosobowej działalności gospodarczej
Formy własności pojazdu
Zanim odpowiemy na pytanie związane z kosztami ubezpieczania samochodu na firmę, zastanowimy się przez chwilę, jakie pojazdy mogą być przez przedsiębiorcę wykorzystywane w ramach prowadzonej działalności gospodarczej. Przedsiębiorca może korzystać z pojazdu prywatnego (auto nie figuruje w firmowej ewidencji środków trwałych), z pojazdu, który jest własnością firmy (auto figuruje w firmowej ewidencji środków stałych i jest amortyzowany w czasie za pomocą określonej metody amortyzacji i jej stawki), a także pojazdów wykorzystywanych na podstawie umowy leasingowej (leasing operacyjny: pojazd nie należy do przedsiębiorcy i nie figuruje w firmowej ewidencji środków trwałych). Przedsiębiorca może również wprowadzić leasingowany pojazd do firmowej ewidencji środków trwałych. Mówimy wtedy o leasingu finansowym, a przedsiębiorca ma za zadanie dokonywać amortyzacji pojazdu. Ostatecznie przedsiębiorca może wynajmować czy dzierżawić pojazd (auto może też zostać użyczone przedsiębiorcy). Auto takie nie stanowi ani własności prywatnej, ani firmowej, a wykorzystywane jest zgodnie z zasadami zawartymi w umowie.
Co to właściwie oznacza? Że przedsiębiorcy mogą w swojej praktyce zawodowej korzystać nie tylko z samochodów zarejestrowanych na firmę, ale z każdego rodzaju auta wymienionego w powyższym akapicie. Jakie są więc koszty ubezpieczenia samochodu osobowego w firmie? O tym w dalszej części artykułu.
Koszty ubezpieczenia samochodu osobowego w firmie
Ubezpieczenie samochodu firmowego a koszty: ta kwestia interesuje wielu przedsiębiorców najbardziej. W KPiR możemy ująć koszty eksploatacyjne pojazdu. Wysokość kosztów związanych z eksploatacją pojazdu (w zależności od rodzaju formy własności: auto firmowe, prywatne, leasingowane) określa odpowiednia ustawa (art. 23 ust. 1. pkt 46 i 46a. ustawy o PIT), ale należy pamiętać o trzech limitach (ubezpieczenie samochodu 75 czy 100, a może 20%), które ustanawia:
- Jeśli wykorzystujemy pojazd tylko i wyłącznie do celów służbowych, to możemy ująć 100% kosztów związanych z jego eksploatacją do KPiR. Pojazd należy wprowadzić do firmowej ewidencji jako środek trwały, a jego wykorzystywanie musi odbywać się w oparciu o umowę najmu, dzierżawy, leasingu lub innej, o podobnym charakterze, ale tylko wtedy, gdy spełnione są wymagania postawione przez ustawodawcę, czyli, na przykład, prowadzenie kilometrówki.
- Koszty eksploatacyjne pojazdu wykorzystywanego firmowo i prywatnie (tak zwane cele mieszane) można ująć w 75% w KPiR, gdy pojazd został wprowadzony do firmowej ewidencji jako środek trwały i jest wykorzystywany na podstawie umowy o najem, dzierżawę lub innej o podobnym charakterze (czyli możliwe jest również ubezpieczenie samochodu w leasingu).
- Jeśli forma własności pojazdu jest prywatna, ale jest on wykorzystywany do celów mieszanych, można 20% kosztów związanych z jego eksploatacją zawrzeć w KPiR.
Co jednak w przypadku odliczania kosztów eksploatacyjnych od podatku VAT? Sprawa wygląda bardzo prosto. Koszty eksploatacyjne generowane przez pojazd wykorzystywany w celach mieszanych podlegają 50% odliczeniu do podatku VAT, natomiast koszty eksploatacyjne generowane przez pojazd wykorzystywany wyłącznie firmowo podlegają 100% odliczeniu od podatku VAT. W pierwszym przypadku nie ma obowiązku zgłaszania pojazdu do urzędu skarbowego czy prowadzenia kilometrówki. W tym drugim przypadku przedsiębiorca dodatkowo musi złożyć deklarację VAT-26 i ma na to tydzień od daty poniesienia kosztów po raz pierwszy.
Trzeba jeszcze oczywiście wspomnieć o tym, że rozliczenie ubezpieczenia samochodu jest uzależnione od tego, jaką metodę rozliczania kosztów wybraliśmy. Istnieją bowiem dwie: kasowa i memoriałowa. W pierwszej koszty ujmuje się w KPiR w momencie, w którym są ponoszone (data). Jeśli zaś chodzi o polisę ubezpieczeniową, to w dacie zawarcia umowy zostaje uwzględniony poniesiony koszt. W drugiej koszty ujmuje się proporcjonalnie do okresu, z którym są związane. Gdy zawrzemy polisę ubezpieczeniową, na przykład, w okresie 2021/2022, wtedy ujmujemy koszty proporcjonalnie w roku zarówno 2021, jak i 2022. Jeśli jednak umowa nie wychodzi poza ramy pełnego roku, jej koszty mogą być ujęte w okresie jej podpisania i nie trzeba dzielić jej na tak zwane podokresy.
A co z leasingiem? Ubezpieczenie samochodu firmowego netto czy brutto? To kolejna kwestia, o której trzeba pamiętać. Ubezpieczenie od netto jest dla osób, które opłacają VAT i leasingują przedmioty, od których przysługuje pełne odliczenie tego podatku. Natomiast ubezpieczenie brutto jest dla przedsiębiorców, którzy podatku VAT nie odliczają od leasingu. Ubezpieczenie netto + 50% VAT mogą wybrać przedsiębiorcy, gdy leasingobiorca odlicza połowę podatku VAT.
Ubezpieczenie samochodu a koszty uzyskania przychodu
W powyższej części artykułu udowodniliśmy, że do kosztów firmowych można wliczyć koszty związane z eksploatacją pojazdu (naprawy pojazdu, olej napędowy etc.), z którego korzystamy do prowadzenia przedsiębiorstwa. Gdy chodzi jednak o wliczanie kosztów związanych z ubezpieczeniem pojazdu do kosztów firmowych, istnieją pewne regulacje, które określają, w jaki sposób można to robić. W przypadku samochodów ciężarowych koszt ubezpieczenia można odliczyć całkowicie i tutaj nie obowiązują dodatkowe regulacje. Jeśli zaś chodzi o samochód osobowy, trzeba najpierw rozróżnić rodzaje ubezpieczeń, a dopiero później określać, które podlegają odliczeniu. Polisa ubezpieczeniowa nie jest jednorodnym produktem i obejmuje swoim działaniem różne kwestie związane z użytkowaniem auta, a te, które można ująć w KPiR to oczywiście OC samochodu na firmę, czyli ubezpieczenie właściciela samochodu od odpowiedzialności cywilnej za szkody mogące powstać podczas użytkowania pojazdu, AC (autocasco), czyli ubezpieczenie auta od zniszczenia (wypadki i inne losowe sytuacje na drodze i nie tylko), NNW (następstwa nieszczęśliwych wypadków), czyli ubezpieczenie na wypadek śmierci lub obrażeń i uszkodzeń ciała, które ubezpieczony może odnieść w wypadku, i wreszcie GAP (Guaranteed Asset Protection), czyli ubezpieczenie na wypadek utraty wartości pojazdu, jeśli ten ulegnie zniszczeniu.
Do kosztów uzyskania przychodu można włączyć w całości składki, które płacimy na ubezpieczenie OC i NNW za pojazd firmowy. W przypadku ubezpieczenia GAP nie ma precyzyjnych przepisów, które mówią o sposobie rozliczania tego rodzaju ubezpieczenia w kosztach firmowych. Ogólna zasada brzmi następująco:
- jeśli składka na ten rodzaj ubezpieczenia ustalana jest na podstawie wartości ubezpieczanego pojazdu, to jej limit wynosi, tak jak w przypadku AC, 150 tysięcy złotych;
- jeśli jednak składka za ubezpieczenie GAP traktowana jest jako wydatek związany z eksploatacją pojazdu, wtedy podlega limitom 20%, 75% albo 100%, w zależności od tego, jaki status ma pojazd używany przez przedsiębiorcę w firmie (samochód firmowy, do celów mieszanych, ujęty lub nieujęty w firmowej ewidencji etc.).
Należy pamiętać, że Ministerstwo Finansów nie określiło dokładnie przepisów traktujących o tego typu ubezpieczeniach, więc informacje traktujące o kwestii „ubezpieczenie samochodu a koszty przychodów” należy uznawać za uznaniowe. Natomiast koszty ubezpieczenia AC można wliczać w koszty.
Słowo o eksploatacji, czyli jakie opłaty ustawodawca uznaje za koszty eksploatacyjne pojazdu
To ważna kwestia, ponieważ eksploatacja pojazdu nie wiąże się jedynie z paliwem, które do niego wlewamy. Koszty, które można uznać za eksploatacyjne to również koszty poniesione za:
- serwisowanie samochodu (przeglądy cykliczne);
- wymienianie opon (z letnich na zimowe, z zimowych na letnie lub w przypadku uszkodzenia opony podczas jazdy);
- korzystanie z myjni samochodowej (opłaty za mycie, odkurzanie, sprzątanie samochodu);
- dokonywanie napraw oraz kupowanie części zamiennych w przypadku, gdy stare nie nadają się do użytku ze względu na trwałe uszkodzenie;
- wymienianie płynu hamulcowego i płynu do spryskiwaczy;
- opłaty, które należy ponieść za przejazd autostradą;
- badania diagnostyczne;
- abonament radiowy (jeśli radio jest wykorzystywane wyłącznie w samochodzie firmowym);
- czynsz najmu lub dzierżawy garażu czy innego miejsca postojowego albo parkingu;
- remont związany z naprawą auta po wypadku.
Ubezpieczenie OC samochodu w jednoosobowej działalności gospodarczej
Jeśli prowadzisz jednoosobową działalność gospodarczą, możesz ubezpieczenie samochodu firmowego opłacać jako osoba prywatna. Trzeba pamiętać przy tym, że większość ubezpieczycieli wymaga wyższych opłat za ubezpieczenie samochodu na firmę. Bierze się to z tego powodu, że ubezpieczyciel zakłada bardziej intensywną eksploatację auta firmowego niż pojazdu o innych charakterze. Ryzyko wystąpienia szkody w przypadku używania samochodu firmowego jest większe, co zwiększa koszty jego ubezpieczania, ale, jak już to zaznaczyliśmy w poprzednich częściach artykułu, można zawrzeć zakupione w ten sposób ubezpieczenie samochodu w kosztach. Wystarczy, że samochód zostanie wprowadzony do firmowej ewidencji środków trwałych przedsiębiorstwa. To bardzo korzystna opcja dla każdego, kto prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą. Wybór takiego rozwiązania pozwala na amortyzowanie kosztów zakupu auta oraz wliczanie innych wydatków związanych z jego eksploatacją w koszty firmowe. Jeśli nie wprowadzimy samochodu do ewidencji, możemy korzystać z auta prywatnego w prowadzeniu firmy pod warunkiem, że wprowadzimy kilometrówkę, a wtedy możliwość kosztów eksploatacyjnych (i ubezpieczenia) będzie ograniczona do ilości przejechanych kilometrów, czyli tak zwanego przebiegu. Składki na ubezpieczenie OC samochodu w jednoosobowej działalności gospodarczej są w całości wliczane w koszty firmowe, gdy auto, którego dotyczy ubezpieczenie, jest pojazdem wykorzystywanym wyłącznie w celach firmowych.
Podsumowanie
Jeśli jesteś przedsiębiorcą, który myśli o ubezpieczaniu samochodu osobowego na firmę, to z powyższego artykułu dowiedziałeś się wszystkich potrzebnych informacji (ubezpieczenie auta firmowego, rozliczenie ubezpieczenia samochodowego). Musisz już tylko rozważyć, z jakiego pojazdu chcesz korzystać (czy będzie to pojazd w pełni firmowy, do celów mieszanych czy użytkowany w oparciu o innego rodzaju umowę), jaką ów pojazd ma wartość, a następnie określić, jakie rodzaje wydatków (i w jakim procencie) będziesz mógł ująć w koszta związane z prowadzoną przez Ciebie działalnością gospodarczą. Ubezpieczenie auta na firmę to nierzadko bardzo dobry sposób na zaoszczędzenie znacznej ilości pieniędzy.
